ОС ПРОФСЕРТ

СЕРТИФИКАЦИЯ ПРОДУКЦИИ И УСЛУГ

Порядок рассмотрения жалоб

В случаях возникновения разногласий, связанных с основной деятельностью ООО ОС «ПРОФСЕРТ» в отношении подтверждения соответствия продукции, заявитель имеет право обратиться по спорным вопросам с жалобой, на имя генерального директора Общества.

В жалобе заявитель излагает суть жалобы, дату возникновения разногласий. К жалобе заявителю необходимо приложить документы, подтверждающие обоснованность его заявления. Состав документов, прилагаемых жалобе, определяется заявителем.

Жалоба направляется по почте, факсу, на электронный адрес ООО ОС «ПРОФСЕРТ», в письменном виде, не позднее 30 календарных дней с момента получения соответствующего документа от органа по сертификации.

Регистрацию жалобы в Журнале входящей корреспонденции, осуществляет секретарь в день поступления в ООО ОС «ПРОФСЕРТ», с присвоением жалобе входящего регистрационного номера, после чего передаёт её генеральному директору Общества.

Уведомление о получении и регистрации жалобы направляется заявителю по почте, факсу, электронной почте с указанием:

• информации о ее получении ООО ОС «ПРОФСЕРТ»;
• регистрационного номера;
• срока рассмотрения жалобы (не более 2 месяцев).

Генеральный директор ООО ОС «ПРОФСЕРТ» рассматривает поступившую жалобу и передаёт её представителю руководства по качеству, который является ответственным за разработку мер по устранению жалоб.

Представитель руководства по качеству ООО ОС «ПРОФСЕРТ» регистрирует жалобу в Журнале регистрации жалоб согласно установленной форме и рассматривает ее с лицами-участниками причастными к ней и совместно проводит анализ возникшей ситуации в течение 15рабочих дней с момента её регистрации.

При необходимости ООО ОС «ПРОФСЕРТ» может потребовать от заявителя представления дополнительных документов, необходимых для принятия решения по спорным вопросам.

Порядок и сроки оформления решения по жалобе

Решение по жалобе оформляется представителем руководства по качеству в течение 30 рабочих дней с момента регистрации жалобы, согласно правилам оформления в установленном порядке Приложения 2 данной процедурыи утверждается генеральным директором ООО ОС «ПРОФСЕРТ»

Решение по жалобе должно содержать:

• при полном или частичном удовлетворении жалобы, срок и способ ее удовлетворения;
• при полном или частичном отказе в удовлетворении жалобы: причины отказа со ссылкой на соответствующие законодательные акты, нормативные документы и доказательства, обосновывающие отказ;
• перечень документов подтверждающих обоснованность решения;

При несогласии с принятым решением, заявитель имеет право обжаловать его, подав апелляцию в ООО ОС «ПРОФСЕРТ» или обратиться в вышестоящие инстанции.

Решение вышестоящих инстанций является окончательным.

Порядок и сроки направления ответов по итогам рассмотрения жалоб

Согласно Документированной процедуре «Порядок рассмотрения жалоб» Решение по жалобе высылается, в адрес заявителя в письменном виде, не позднее 1-го месяца с момента его оформления, с использованием средств связи, обеспечивающих фиксированную отправку или под роспись о получении. Копия решения по жалобе остаётся у секретаря ООО ОС «ПРОФСЕРТ»

Второй экземпляр решения, все документы и материалы по работе с жалобой хранятся в деле «Жалобы» у представителя руководства по качеству ООО ОС «ПРОФСЕРТ», с последующей сдачей в архив.

Если на решение по жалобе, в течение 30 календарных дней с момента его отправления не поступило возражения от заявителя, оно считается принятым.

Информация о получении жалоб и результаты управления ими рассматриваются при проведении анализа системы менеджмента качества со стороны руководства ООО ОС «ПРОФСЕРТ»

Для выявления и предотвращения причин поступления жалоб в ООО ОС «ПРОФСЕРТ» систематически проводятся: анализ жалоб поступивших ранее, анализ корректирующих и предупреждающих действий; периодические проверки нормативных документов; внутренние аудиты СМК; обучение персонала; проверка документов, выдаваемых по результатам выполненных работ; меры по совершенствованию СМК по результатам анализа.